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SARH TPE / PME : Accomplir vos formalités liées à l'embauche et assurer la gestion de votre personnel en toute simplicité : l'Urssaf Île-de-France vous accompagne

Logo Service d'appui RH aux TPE PMEDepuis le début de la crise sanitaire en 2020, le service d’appui RH propose de vous appuyer concrètement dans l’accès aux aides économiques et RH mises en place par les pouvoirs publics et / ou de vous orienter vers les interlocuteurs experts.

Notre travail vise aussi à vous faire connaître les nombreuses ressources existantes, éparses et souvent méconnues et à vous les approprier.

Dans les très petites entreprises, le dirigeant se charge en général du recrutement et des formalités à l’embauche et fait plutôt appel à un prestataire pour la gestion administrative du personnel. Il n’a pas de service RH.

Aujourd’hui, nous consacrons cette session à la présentation d’un service gratuit proposé par l’Urssaf qui porte à la fois sur les formalités à l’embauche et sur la gestion administrative du personnel.  

M. Mourad AMAROUCHE, Chargé de mission à la Direction de la Relation cotisants à l’Urssaf Île-de-France rappellera d’abord quelles sont les formalités obligatoires liées à l’embauche et les démarches à effectuer, puis nous présentera le Titre Emploi Service Entreprise, un service gratuit du réseau des Urssaf pour simplifier les formalités sociales liées à l’embauche et la gestion de vos salariés.

Logo UrssafLes trois missions essentielles de l’Urssaf 

  • Accompagner tous les employeurs et entrepreneurs au bénéfice du développement économique et social.
  • Collecter les cotisations et les contributions sociales pour assurer le financement de la protection sociale au quotidien.
  • Contrôler pour garantir les droits sociaux et l'équité entre tous les acteurs économiques.

Collecter pour redistribuer  

Le réseau des Urssaf collecte des cotisations et des contributions sociales auprès de 25 millions de salariés et auprès de plus de 10 millions d’employeurs et entrepreneurs (Chiffres 2020).

L'objectif est de redistribuer ces cotisations sociales le plus rapidement possible pour transférer les fonds récupérés vers les organismes prestataires, soit près de 880 organismes ­dont les plus connus sont l’assurance maladie, l’assurance retraite, la Caf, Pôle emploi qui versent ensuite les prestations sociales auprès de millions de Français.

Accompagner le dirigeant pour accomplir ses formalités obligatoires liées à l'embauche et assurer la gestion administrative de son personnel 

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

* Qu’est-ce que c’est ?

  • C’est une déclaration qui doit être effectuée dans les 8 jours qui précède la date d'embauche.
  • Elle est obligatoire, quels que soit la forme juridique de l'entreprise, son secteur d'activité, la taille de son effectif, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement du salarié (type de contrat : CDI ou CDD).

* Quels sont ses avantages ?

Une seule déclaration préalable à l’embauche génère 5 formalités :

  • L’ouverture d’un compte employeur au niveau de l’Urssaf.
  • L'immatriculation du salarié au niveau du régime général. Si le salarié n’est pas  immatriculé à la Sécurité sociale, cette déclaration déclenche l'immatriculation. La Caisse primaire d’assurance maladie va se rapprocher du salarié pour lui attribuer un numéro de Sécurité sociale.
  • L'affiliation du votre salarié au régime d’assurance chômage pour qu’il puisse, si le contrat se termine, bénéficier de la prestation d'assurance pour perte d'emploi.
  • Si vous êtes adhérent à un service de santé au travail, l'Urssaf va se rapprocher de votre service de santé au travail pour annoncer que vous avez embauché un salarié. 
  • Cela engendre la cinquième déclaration auprès du service de santé au travail, qui va permettre à votre service de santé au travail de proposer la première visite médicale obligatoire pour votre salarié.

* Comment effectuer la déclaration préalable à l'embauche ?

  • Cette déclaration se fait exclusivement en ligne sur https://www.net-entreprises.fr/ ou https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf  
  • Vous renseignerez quelques informations concernant votre entreprise, notamment le Siret et ensuite les informations concernant votre salarié (coordonnées, date d’embauche et type de contrat).
  • Cette déclaration peut être effectuée également par le biais d’un dépôt de fichier, si vous avez un logiciel de paie qui vous le permet (conforme à la norme DSN) ou par l'intermédiaire de votre expert-comptable. Dans le logiciel de paie, toutes les données vont être entrées et, par un simple dépôt de fichier, la déclaration va pouvoir être enregistrée par les services de l'Urssaf.

Une fois effectuée la déclaration préalable à l'embauche, vous disposerez d'un compte à l’Urssaf (immatriculation). Vous devrez faire les déclarations périodiques relatives aux cotisations sociales.

Les cotisations sociales

* Qu'est-ce que c'est ?

  • L’employeur verse la rémunération nette au salarié. Et il verse auprès de l’Urssaf, les cotisations salariales et patronales. C'est l’employeur qui effectue toutes les démarches.

* L'estimation du montant de vos cotisations sociales 

  • Sur la page d’accueil, https://www.urssaf.fr/portail/home.html, en bas de page, des « estimateurs » vous permettent de renseigner un salaire net ou un salaire brut, de déposer un certain nombre d’informations et de lancer la simulation. Vous disposerez du montant précis du coût des cotisations sociales que l’embauche du salarié va induire.

Lors de vos projets de recrutement, cet outil vous permet d'avoir une idée précise du coût que le recrutement va générer pour votre entreprise.

* Les réductions ou exonérations de cotisations sociales 

Divers dispositifs sont destinés à favoriser l’embauche de salariés. ​

Ils ouvrent droit à des exonérations et / ou au versement d’aides spécifiques : ​

  • générales (actuellement, la déduction générale liée aux bas salaires par exemple) ​
  • à caractère géographique ​
  • liées à la personne (que vous embauchez)​
  • liées au secteur d’activité.

Pour connaître toutes ces aides, consulter le site de l'Urssaf  : https://www.urssaf.fr/portail/home.html (rubrique employeur / bénéficier d’une exonération)

La déclaration sociale nominative (DSN)

* C’est quoi ?

  • C’est un mode déclaratif unique, mensuel et dématérialisé.

Cette déclaration permet :

  • De transmettre l’ensemble des déclarations périodiques aux organisme de protection sociale. Derrière la DSN, il n’y a pas que l’Urssaf. L’intérêt de cette déclaration sociale est d’embarquer un certain nombre d’informations qui vont être diffusées, transmises, transférées à différents organismes sociaux.
  • De signaler des événements de la vie du salarié (arrêts maladie, fin de contrat, reprise anticipée).

Par le biais de cette DSN, vous transmettez les déclarations sociales aux organismes de protection sociale et vous déclarez les événements liés à la vie de votre salarié.

* Quels sont ses avantages ?

  • Une démarche dématérialisée donc simplifiée.
  • Les données sont fiabilisées (pas de saisie donc moins d'erreurs).
  • Les droits des salariés sont sécurisés (droits retraite, droits maladie, droits famille).

* Comment effectuer la déclaration sociale nominative ?

La déclaration doit être faite à partir d’un logiciel de paie ou par l’intermédiaire d’un expert-comptable.

  • Au préalable, inscription en tant que déclarant sur le site : https://www.net-entreprises.fr/  
  • Fréquence de la déclaration : mensuelle. Par dépôt de fichier ou par transmission automatisée.

Une fois que le logiciel de paie est renseigné et que les éléments de rémunération sont indiqués, avec un simple clic, votre logiciel de paie échange avec notre système d’information et la déclaration est faite. A noter : pour paramétrer votre logiciel de paie : https://www.net-entreprises.fr/

* S’informer et contacter

 

Le service Tese : Titre emploi service entreprise

* Qu’est-ce que c’est ?

  • Un service gratuit mis à disposition par le réseau des Urssaf.
  • Totalement dématérialisé à partir du site Internet : https://www.letese.urssaf.fr/portail/accueil.html
  • Destiné à simplifier les formalités à l’embauche et à la gestion de votre personnel.

* Pour qui ?

  • Les entreprises de France métropolitaine relevant du régime général.
  • Les entreprises de Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint Martin relevant du régime général ou agricole.

Ce service permet de gérer l’ensemble de ses salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage…). Une précision importante : l’employeur qui souhaite adhérer au service Tese doit l'utiliser pour l’ensemble de ses salariés.

* Quatre étapes

Sur la page d’accueil, un bloc pour vous informer sur le Tese : « S’informer ».

  • Cliquer sur « Adhérer ». Vous aurez besoin de votre numéro de Siret puis, vous renseignerez des informations très simples concernant votre entreprise pour pouvoir adhérer au dispositif. Vous aurez ainsi créé votre espace personnel et serez adhérent au Tese.
  • Une fois connecté en tant qu’adhérent, vous découvrirez votre tableau de bord avec des éléments, à gauche, verticalement, des fonctionnalités, et en haut, horizontalement, des onglets.
  • Déclarer votre salarié

Via le volet d’identification du salarié. Cette déclaration vaut déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et vaut également de contrat de travail. Ce volet pourra être remis à votre salarié sous une forme transformée de contrat de travail.

Concrètement sur le site :

  • Dans les onglets du haut, cliquer sur « Contrats ».

Sur la gauche apparaît :

  • La « liste des salariés »
  • La « liste des contrats »
  • « Saisir un nouveau contrat » lorsque vous avez un nouveau salarié

Question : Les salariés de l'entreprise seront-ils enregistrés dans notre espace ? 

Réponse : Non, il faudra intégrer les informations dans le Tese.

  • Déclarer tous les mois, les éléments de rémunération

Concrètement sur le site :

  • Cliquer sur l’onglet « Volets sociaux ».

A gauche, dans les fonctionnalités, vous avez :

  • La liste de tous les volets sociaux que vous avez effectués
  • Saisir un volet social. Saisir les éléments de rémunération que vous avez versés à votre salarié pour la période, le nombre d’heures effectuées, s’il y a eu des primes de versées… ce qui permet de calculer les cotisations qui vont découler de cette déclaration.

Si vous avez un salarié et que vous lui versez une rémunération plutôt stable dans le temps, vous allez dans « liste des volets sociaux » :

  • Recherche par période
  • Recherche par salarié : apparaissent les derniers volets sociaux que vous avez effectués. Pour reprendre le dernier volet social, et il suffit de cliquer sur « Générer une prestation similaire ». Si la rémunération est plutôt stable dans le temps, cela évite de ressaisir les informations pour la période en cours..
  • Un seul règlement auprès de l’Urssaf dont vous dépendez 

Il existe deux centres nationaux. Vous êtes rattaché à l’Urssaf dont vous dépendez géographiquement.

  • L’ensemble des cotisations et contributions sociales ainsi que le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu seront effectués en une seule fois. Vous effectuez un seul règlement et toutes ces formalités sont réglées. 

A partir de votre déclaration, le Tese réalise :

  • Les bulletins de paie
  • Le calcul des cotisations et contributions sociales
  • Le calcul de l’impôt sur le revenu à prélever à partir des éléments transmis par l’administration fiscale
  • La DSN qui se substitue à la majorité des déclarations effectuées auprès de chaque organisme de protection sociale obligatoire (Sécurité sociale, assurance chômage, retraite complémentaire, complément santé, prévoyance)
  • Le décompte des cotisations et de l’impôt sur le revenu
  • Certaines déclarations annuelles (état récapitulatif annuel, attestation fiscale, masse salariale brute annuelle)

Sur votre espace en ligne, dans l’onglet « Edition », vous avez accès à toute la liste des documents mis à disposition. Soit par période, soit par salarié.

* Rappel 

 

Echange avec les entreprises

M. assistante de direction  

Pour les fiches de paie, la DSN, nous faisons intervenir un cabinet comptable. Nous approchons des 50 salariés. Quel serait le temps nécessaire pour faire ces déclarations ? 

Mourad AMAROUCHE

Si vous approchez des 50 salariés, le Tese ne va pas forcement être adapté car vous devez faire vos déclarations salarié par salarié. Pour une entreprise comme la vôtre, il va falloir dupliquer 50 fois un volet social, donc ce n'est pas adapté à votre entreprise.

Le Tese peut être bénéfique pour une petite entreprise qui se crée ou qui a 4, 5 salariés, qui  n’a pas forcément les moyens d’avoir un expert-comptable. Au départ, le service était limité aux entreprises de 20 salariés maximum. 

On peut tout à fait utiliser le Tese et faire appel à un expert-comptable, notamment pour le volet fiscal et les bilans.

Ce qui peut être intéressant pour vous, c'est la déclaration préalable à l’embauche. La DUE peut être très facilement prise en charge par l'entreprise.  ­

M. assistante de direction

C’est le cabinet comptable qui se charge de faire les déclarations ou les arrêts maladie. Il déclare sur https://www.net-entreprises.fr/ même si nous avons notre espace. Si nous pouvions le faire de notre côté, ce serait plus simple.

Mourad AMAROUCHE

La déclaration préalable à l’embauche, c’est vraiment une déclaration pour laquelle on vous demande 5 renseignements.

La déclaration d’un arrêt de travail doit passer par un signalement d’événement par le biais de la DSN, donc passer par un expert-comptable peut être nécessaire.

Nathalie ROUX 

Vous disiez que le Tese doit concerner tous les salariés de l’entreprise. Une entreprise qui fait intervenir un expert-comptable pour les événements liés à la vie du salarié peut-elle quand même utiliser le service pour une nouvelle embauche ?

Mourad AMAROUCHE

Pour la gestion des salariés, l'entreprise ne peut pas dire : j’ai 50 salariés, j’en ai 25 en CDD, 25 en CDI. Les 25 en CDI, je les fais gérer par mon expert-comptable et les 25 CDD, je m’en occupe par le biais du Tese.

Soit l’ensemble de la gestion de mes salariés passe par le Tese, soit l’ensemble de la gestion de mes salariés passe par un expert-comptable.

Par contre, si l'entreprise ne souhaite pas adhérer au Tese et fait intervenir un expert-comptable, il y a quelques formalités qu’elle peut garder à sa main comme la déclaration préalable à l'embauche par exemple, directement en ligne sur notre site. 

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